São Caetano moderniza gestão do Arquivo Municipal e projeta economia anual de R$ 2,4 milhões

Criado em 2016, o Arquivo Municipal atingiu neste ano um novo patamar de organização e governança da informação. A instituição implementou sistemas informatizados para controle, localização e requisição de documentos, retomou a guarda integral do acervo municipal e passou a centralizar todos os serviços de gestão documental — desde a classificação e temporização até o arquivamento definitivo.

Como resultado dessa reestruturação, o acervo sob custódia do departamento saltou de pouco mais de 23 mil itens, no início de 2025, para mais de 1,3 milhão de documentos no fim do ano, organizados em aproximadamente 100 mil caixas de acondicionamento. Esse crescimento foi impulsionado tanto pela internalização das atividades quanto pelos novos convênios estabelecidos com SAESA (Sistema de Água, Esgoto e Saneamento Ambiental), Câmara Municipal e USCS (Universidade Municipal de São Caetano do Sul), que agora têm seus documentos administrados diretamente pelo Arquivo Público.

A modernização também incluiu a criação do Setor de Digitalização e a incorporação do antigo serviço de microfilmagem, garantindo mais agilidade, padronização e segurança. Paralelamente, o município passou a operar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI-Cidades), que substituiu processos em papel por trâmites digitais, reduzindo custos e ampliando a transparência administrativa.

Outra inovação foi o lançamento do site institucional do Arquivo Público, que se tornará um canal direto de consulta para cidadãos, pesquisadores e servidores. A plataforma disponibilizará informações sobre a gestão documental, instrumentos normativos, acervos permanentes e orientações para pesquisa e atendimento ao público.

Com a internalização dos serviços e o uso de tecnologias mais eficientes, a Prefeitura passa a economizar cerca de R$ 100 mil por mês, totalizando R$ 1,2 milhão ao ano somente em despesas da administração direta. Somadas as economias geradas para SAESA, Câmara Municipal e USCS, o valor total chega a R$ 2,4 milhões por ano.

A redução de gastos ocorre pela eliminação de contratos externos, diminuição do uso de papel e insumos físicos, otimização de espaços e eficiência nos fluxos de trabalho. “Estamos garantindo que a memória administrativa do município seja preservada com organização e transparência, ao mesmo tempo em que aplicamos os recursos públicos de forma responsável”, destaca o secretário de Governo.

Com os avanços consolidados em 2025, São Caetano do Sul passa a contar com um sistema arquivístico moderno, alinhado às diretrizes da Lei Federal de Arquivos e às melhores práticas de gestão da informação. O município segue ampliando a profissionalização da área, com treinamentos, contratação de especialistas e metas que buscam integrar todos os fluxos informacionais da administração.

A modernização fortalece a preservação da história local, garante acesso rápido e seguro aos documentos públicos e reforça o compromisso da Prefeitura com eficiência, transparência e responsabilidade fiscal.